جلسات هفتگی معمولا به صورت دوره ای و هفتگی برگزار می شوند اما توصیه می شود به صورت هفتگی برگزار شود و هدف اصلی آنها همدلی و همسویی کارکنان، شنیدن صدای کارکنان، تسهیل ارتباطات داخلی، به روزرسانی تیم ها در مورد پیشرفت پروژه ها و برنامه ها، حل مسائل و مشکلات موجود و تصمیم گیری های مهم است. در ادامه، اهداف و موارد مشترکی که در جلسات هفتگی یک سازمان مطرح می شوند بیان شده است:
منبع:آکو
قبل از خواندن این مقاله پیشنهاد می کنم ابتدا حتما مقاله ی 15 راه دستیابی به موفقیت در کسب و کار را مطالعه کنید.
- مطرح کردن و بررسی مشکلات: اعضای تیم می توانند مشکلات و مسائلی که در راه انجام کارها به آنها برخورده اند را به اشتراک بگذارند؛ اگر امکان حل شدن مشکلات وجود دارد برنامه اجرایی برای حل آن ها در نظر گرفته شود. این مشکلات ممکن است به صورت گروهی حل شوند یا به تیم مدیریت بالاتر ارجاع داده شوند.
- بررسی پیشرفت پروژه ها: در هر جلسه هفتگی، تیم ها روند پیشرفت پروژه ها و وظایفشان را به اشتراک می گذارند. این بررسی به تیم ها کمک می کند تا مشکلات و تاخیرهای ممکن را شناسایی و برنامه های تصحیحی را اعمال کنند.
- برنامه ریزی برای هفته بعد: اعضا در جلسات هفتگی برنامه های خود را برای هفته آینده تعیین می کنند. این برنامه شامل تعیین اولویت ها و تعیین مهلت ها و وظایف است.
- تصمیم گیری های مهم: در جلسات هفتگی، تصمیم های مهمی که نیاز به تصمیم گیری تیم دارند مطرح می شوند. این تصمیم ها ممکن است مربوط به استراتژی های سازمانی، تغییرات در پروژه ها، منابع مالی، یا موارد دیگر باشند.
- صحبت در رابطه با پیشرفت پروژه ها و اعلام موانع: تیم ها در جلسات هفتگی می توانند درباره وضعیت پروژه ها و مواردی که برای عملکرد بهتر پروژه لازم دارند و موانعی که در مسیر وجود دارد صحبت نمایند.
- ارتقا انگیزه و تعامل: این جلسات می توانند فرصتی برای ارتقا انگیزه تیم ها و تعامل بین اعضا باشند. به اشتراک گذاشتن افتخارات و موفقیت ها نیز می تواند انگیزه افراد را افزایش دهد.
- آموزش و ارتقا مهارت ها: جلسات هفتگی می توانند فرصتی برای آموزش و ارتقا مهارت های اعضای تیم باشند. ارایه اطلاعات جدید، آموزش های تخصصی، یادگیری از تجربیات دیگران و به روز رسانی دانش فردی می توانند از اهداف جلسات هفتگی باشند.
- تبادل ایده و نقدهای سازنده: اعضای تیم می توانند ایده ها، پیشنهادها، و نقدهای سازنده را در جلسات هفتگی به اشتراک بگذارند. این تبادل افکار می تواند به بهبود روند کاری و ارتقا نتایج منجر شود.
- اطلاع رسانی: در جلسات هفتگی، اطلاعات مهمی مانند اخبار سازمان، تغییرات در سیاست ها و رویدادهای مهم به اعضای تیم ارایه می شود. این اطلاعات می توانند به اعضا کمک کنند تا با محیط کاری و تغییرات آن آشنا شوند.
- تقویت تعهد و اتحاد تیم: جلسات هفتگی ممکن است فرصتی برای تقویت احساس تعهد و اتحاد تیم باشند. تشویق به همکاری و هماهنگی بین اعضای تیم می تواند به بهبود اجتماعی و کاری در سازمان کمک کند.
نکاتی که در جلسات هفتگی باید رعایت شوند:
مدیران در جلسات هفتگی برای مدیریت بهتر این جلسات و ایجاد محیطی موثر و موفق باید نکاتی را رعایت کنند. در ادامه، نکاتی که مدیران می توانند در جلسات هفتگی خود رعایت کنند بیان می شود:- تعیین هدف و دستاوردهای مشخص: قبل از برگزاری هر جلسه هفتگی، مدیر باید هدف های جلسه و دستاوردهای مورد انتظار را مشخص کند. این اهداف باید مرتبط با اهداف کلی سازمان و مسائل مهم تیم باشند.
- تدوین دستور جلسه: مدیر باید یک دستور جلسه (agenda) تدوین کند که شامل موضوعاتی باشد که در جلسه بررسی می شوند. این دستور جلسه باید به اعضای تیم ارسال شود تا از قبل به موضوعات آگاهی داشته باشند.
- مدت زمان مناسب: مدیر باید مدت زمان معینی برای هر بخش از دستور جلسه تعیین کند و سعی کند جلسه به طور موثر در مدت زمان مشخص به پایان برسد. این کمک می کند تا از اتلاف زمان جلوگیری شود.
- مدیریت بحران ها: در صورت بروز مسائل غیرمنتظره یا بحرانی، مدیر باید بتواندسریعا به مدیریت این موارد بپردازد و تصمیمات لازم را اعمال کند.
- تشویق به مشارکت: مدیر باید اعضای تیم را به مشارکت فعال و ارایه ایده ها و پیشنهادات خود تشویق کند. ایجاد محیطی باز و پذیرا به مشارکت تیمی می تواند به بهبود تصمیم گیری ها و حل مشکلات کمک کند.
- گوش دادن به نظرات: مدیر باید به نظرات و نقدهای اعضای تیم گوش دهد و به آنها پاسخ دهد. این کمک می کند اعضای تیم احساس با ارزش بودن داشته باشند.
- تدابیر مساوی: همه اعضای تیم باید فرصت داشته باشند تا در جلسه صدا زده و نظراتشان را ارایه کنند. مدیر باید از تعامل مساوی بین اعضا پشتیبانی کند و از سخنرانی های بیش از حد تعدادی از اعضا جلوگیری کند.
- دنبال کردن اقلام کاری: پس از پایان هر جلسه هفتگی، مدیر باید تصمیمات گرفته شده و وظایف مرتبط را به اعضا اعلام کند تا پیگیری مناسب صورت گیرد.
- تشویق به انجام عملیاتی: مدیر باید تاکید کند که تصمیمات انجام شود و برنامه ها عملیاتی شوند. این اجرای تصمیمات گرفته شده را تضمین می کند.
- بهبود مداوم: مدیر باید از بازخورد اعضای تیم استفاده کند تا جلسات هفتگی را بهبود بخشد و به موفقیت های بیشتری دست یابد.
پیشنهاد مطالعه: ۱۰ ابزار فوق العاده هوش مصنوعی در کسب و کار
وظایف دبیر جلسه در جلسات هفتگی
دبیر جلسه هفتگی معمولا یکی از اعضای تیم یا سازمان است که مسئولیت مدیریت و زمان بندی جلسه را برعهده دارد. وظیفه دبیر جلسه عموما شامل موارد زیر می شود:
وظایف دبیر جلسه در جلسه هفتگی عبارتند از:
- تهیه دستور جلسه: دبیر جلسه باید به همکاری با مدیر یا مسئول برگزاری جلسه، دستور جلسه را تهیه و تدوین کند. این دستور جلسه باید شامل موضوعات مورد بررسی، زمان مخصوص برای هر موضوع، و هدف هر موضوع باشد.
- ثبت نتایج: دبیر جلسه مسئول ثبت نتایج و تصمیمات گرفته شده در جلسه است. این شامل نوشتن ملاحظات اعضا، تصمیمات گرفته شده، و وظایف تخصیص داده شده به اعضا می شود.
- تعیین تاریخ و زمان جلسات بعدی: دبیر جلسه باید تاریخ و زمان جلسات هفتگی بعدی را مشخص کند و به اعضا اطلاع دهد تا از قبل برنامه ریزی کنند.
- خلاصه کردن نقاط کلیدی: در پایان هر بخش از دستور جلسه، دبیر جلسه باید نقاط کلیدی و تصمیمات گرفته شده را به اعضا خلاصه کند تا اطمینان حاصل شود که همه درک کرده اند.
- توزیع دستاوردهای جلسه: پس از جلسه، دبیر جلسه باید دستاوردهای جلسه را به اعضا توزیع کند. این شامل نتایج جلسه، تصمیمات گرفته شده، و وظایف مختصری که به اعضا تخصیص داده شده است، می شود.
- آماده سازی گزارش جلسه: در صورتی که نیاز به تهیه گزارش رسمی از جلسه باشد، دبیر جلسه باید این گزارش را آماده کند و به مسئولان و اعضا ارسال کند.
نکته بسیار مهم این است که دبیر جلسه حتما صورت جلسه، هر جلسه ی هفتگی را داکیومنت (مستندسازی) کند زیرا صورت جلسه جلسات هفتگی می تواند یکی از اسناد مفید برای افراد جدید در سازمان باشد تا با تاریخچه سازمان آشنا شوند.
آداب جلسات هفتگی
آداب جلسه هفتگی مهم است تا جلسه به صورت موثر و موفقیت آمیز برگزار شود و اعضای تیم به نحو مناسبی در آن شرکت کنند. در ادامه، تعدادی از آداب مهم در جلسات هفتگی را بیان میکنم:
- حضور به موقع: اعضا باید به موقع در جلسه حاضر شوند. تاخیر در ورود به جلسه می تواند باعثدیر تر تمام شدن جلسه شود و نظم را بهم بزند.
- آماده سازی پیش فرض: اعضا باید مواد مورد نیاز برای جلسه را به همراه داشته باشند و آماده سازی لازم را انجام دهند تا بتوانند در موضوعات جلسه مشارکت کنند.
- منظم بودن: باید به نظم و رعایت بازه زمانی جلسه پرداخته شود تا از اتلاف زمان جلوگیری شود و تمرکز بر روی موضوعات اصلی حفظ شود.
- احترام: اعضا باید با احترام به یکدیگر صحبت کنند و از زبان مناسبی استفاده کنند. ایجاد محیطی محترمانه مهم است.
- شنیدن فعال: اعضا باید به دقت به نظرات دیگران گوش کنند و به آنها فرصت بدهند تا صدا زده و نقدها و پیشنهادات خود را ارایه کنند.
- نهادینه کردن تصمیمات: تصمیمات گرفته شده در جلسه باید به اجرا درآید و وظایف مشخصی به اعضا تخصیص داده شود. همچنین، تاخیر در اجرای تصمیمات باید به حداقل رسانده شود.
- احترام به دستور جلسه: دستور جلسه باید مورد اجرا قرار گیرد و تمرکز بر روی موضوعات اصلی حفظ شود. بحث های غیرمرتبط و سوالات زائد به حداقل رسانده شوند.
- مشارکت فعال: اعضا باید به مشارکت فعال و ارائه نظرات و پیشنهادات خود تشویق شوند. این تنوع در افکار و تجربیات به بهبود تصمیم گیری‌ها کمک می کند.
- ثبت نتایج: دبیر جلسه باید نتایج و تصمیمات گرفته شده را ثبت کرده و به اعضا اطلاع دهد تا همگی درک کنند که چه اتفاقی افتاده است.
- پیگیری: وظایف و مسئولیت های تخصیص داده شده در جلسه باید پیگیری شود و در جلسات هفتگی بعدی بررسی شود تا دستاوردها و مشکلات پیگیری شوند.
-
حس و حال خوب، همراه سازی و همدلی تیم: باید در جلسات هفتگی به تیم خود حس و حال خوب انتقال دهید برای مثال می توانید در جلسات هفتگی با یک سینی چای و شیرینی یا یک ظرف میوه و شکلات از کارکنان خود پذیرایی کنید و به آن ها احساس ارزشمند بودن دهید؛ چرا که این امر موجب همراهی و همدلی بین اعضای سازمان شما نیز می شود.
جمع بندی
در نتیجه برگزاری جلسات هفتگی می تواند تا درصد زیادی به بهبود عملکرد سازمان شما کمک کند ما سعی کردیم تمام مواردی که به برگزاری بهتر یک جلسه هفتگی کمک می کند را شرح دهیم با عمل به موارد گفته شد می توانید جلسات هفتگی با کیفیت و اثر بخشی را در سازمان خود داشته باشید.در صورت هر گونه سوال و نیاز به مشاوره در رابطه با کسب و کار خود، فرم زیر را پر نمایید تا با شما ارتباط برقرار شود.
