تحلیل وضعیت فعلی کسب و کار شما
با پر کردن پرسشنامه ذیل از وضعیت موجود در کسب و کارتان مطلع شوید.
سیستم سازی کسب و کار به ایجاد یک الگو برای کسب و کار شما می‌پردازد تا بتوانید با دقت و کیفیت خدماتی بهتر به مشتریان و کارکنان خود ارائه دهید. برای این منظور، فرآیندهای کسب و کارتان را به صورت رسمی تعریف و سازماندهی کرده و آنها را به عنوان یک سیستم در نظر بگیرید تا بتوانید کارایی و مدیریت پروژه را ساده‌تر کنید. این کار به شما کمک می‌کند که زمان خود را به کار بر روی نحوه عملکرد کسب و کار اختصاص دهید و به راحتی برنامه خود را مقیاس‌بندی یا اصلاح کنید. در واقع، سیستم سازی کسب و کار شما شامل تعریف نحوه اجرای فرآیندهای کسب و کار شما است. این کار به شما کمک می‌کند تا خدماتی با کیفیت و راندمانی بالاتر ارائه دهید.
ممکن است دلایل زیادی باعث شود که شما به دنبال راه‌حل هایی برای بهبود کسب و کارتان باشید. ولی پیشنهاد ما این است که در زمان مناسب، به توسعه استراتژی سیستم سازی کسب و کارتان بپردازید. به این ترتیب میتوانید بهبودهای لازم را برای کسب و کارتان انجام دهید.
در مورد امور مالی کسب و کار، باید به نحوه تعریف عملیات کسب و کارتان در هنگام ارزش‌گذاری توجه کنید. سرمایه‌گذاران معمولاً از شما می‌پرسند که آیا کسب و کارتان برای رشد آماده است یا خیر؟ همچنین خریداران نیز باید بدانند که آیا می‌توانند کسب و کار را بدون رهبری فعلی آن اداره کنند یا خیر؟
این به معنای این است که یک فعالیت جدید به شما یا یکی از اعضای تیم شما واگذار می‌شود. همچنین، ممکن است به این معنا باشد که آن شخص در حال انجام فعالیت جدیدی است. برای موفقیت در این موقعیت، باید مشخص کنید که آن شخص واقعاً چه کاری را انجام خواهد داد و دانش و ابزار لازم برای انجام آن را در اختیار او قرار دهید.
هنگامی که یک تیم گسترش می‌یابد، مدیریت حجم کار بسیار مهم است. در صورتی که نقش و وظیفه‌ی هر نیروی جدید از روز اول به طور دقیق مشخص شود و فرآیندها و رویه های لازم برای انجام کار به او آموزش داده شود، او می‌تواند بسیار کارآمد باشد و نیازی به تکرار مجدد آموزش‌ها نباشد. در زمانی که سیستم‌های خود را بهبود می‌بخشید، ممکن است به تعداد نیروهای کمتری نیاز داشته باشید زیرا تیم‌های بهبودیافته کارآمدتر خواهند بود.
اگر کسب و کار شما در حال رشد است و بهترین خدمات را به مشتریان ارائه می‌دهید، باید به چالش‌های افزایش حجم کار هم توجه کنید. با افزایش حجم کار، ممکن است کیفیت خدمات شما کاهش پیدا کند و این امر می‌تواند منجر به نارضایتی مشتریان و کاهش فروش شود. برای جلوگیری از این اتفاق، بهتر است سیستم‌های سازمانی را به‌روزرسانی کنید و به دنبال بهبود فرآیندهای کاری خود باشید. با این کار، به راحتی میتوانید مطمئن شوید که بهترین خدمات را به مشتریان خود ارائه می‌دهید.
استراتژی اعتماد به دیگران برای انجام کارهایی که شما خودتان مهارت کافی در انجام آنها را ندارید، در کسب و کارها رایج است. این کارها ممکن است به دلیل عدم صلاحیت شما در بخش‌هایی مثل مالی، بازاریابی و یا تولید باشد. اما به شرطی که انتظارات شما از این خدمات به صورت واضح تعریف شده باشد، می‌توان به راحتی سرمایه‌گذاری خود را بازیابی کرد.
صاحبان کسب و کار نقش بسیار اساسی در موفقیت کسب و کارها دارند، اما آنها اغلب خود را درگیر امور روزانه می‌کنند و شاید برای بهبود تعادل کار و زندگی خود زمان کافی نداشته باشند. بهترین راه حل برای تغییر این وضعیت، سیستماتیک کردن عملکردها و برنامه‌ریزی مناسب است.
سیستم سازی کردن کسب و کار شما، مزایای زیادی دارد. اولین مزیت آن است که فعالیت‌ها و عملیات روزانه به صورت منظم تنظیم می‌شود و باعث افزایش پایداری کسب و کار می‌شود. همچنین سیستم سازی باعث می‌شود که اعضای تیم شما الگوهایی برای کارهای خود داشته باشند و اعتماد و اطمینان در انجام کارها افزایش پیدا کند.
مزیت دیگر سیستم سازی، ایجاد امکانات برای اتوماسیون فرآیندها است. این به این معناست که فرآیندهای کسب و کار تکراری و یکسان می‌توانند خودکار شوند و به کارکنان زمان بیشتری برای کارهای مهم تخصیص داده شود.
سیستم سازی کسب و کار شما می‌تواند تأثیر فوق‌العاده‌ای در شش بخش اصلی کسب و کارتان داشته باشد و باعث پیشرفت آن شود.در ادامه، قصد داریم به صورت دقیق‌تر به هر یک از این بخش‌ها بپردازیم.
وقتی کارمندان جدیدی به شرکت شما می‌پیوندند، در ابتدا شور و هیجان بالایی برای انجام کارها دارند. برای حفظ این حالت و تضمین عملکرد مناسب آنها در شرکت، باید یک فرآیند ورود سیستمی داشته باشید. بدون سیستم سازی، فرآیند ورود کارمندان جدید به شرکت، تصادفی و نامنظم است. با سیستم سازی، فرآیند ورود به صورت پیوسته و تدریجی از روزی که شروع می‌شود، پیشرفت خواهد کرد. این فرآیند به طوری طراحی شده است که بهترین نتایج را با حداکثر بهره‌وری از منابع سرمایه‌گذاری شده به دست می‌آورد و کارمندان جدید شاد، باانگیزه و موثر هستند.
مدیریت پروژه به خوبی می‌تواند تکرار شود، اما در عمل، با توجه به مدیر پروژه، انتظارات مشتری و محصولات مختلف، ممکن است متفاوت باشد. قبل از سیستم سازی، این نامساعدی ها باعث ایجاد هزینه های بالاتر، زمان بیشتر برای انجام پروژه و نارضایتی مشتریان می‌شود. اما پس از سیستم سازی، پروژه ها به صورت قابل تکرار و اندازه گیری مدیریت می‌شوند و این به ما اطمینان می‌دهد که هزینه ها و انتظارات مشتریان را به وضوح می‌توان در نظر داشت و هر مشکلی را به سرعت حل کرد. در نتیجه، هزینه‌ها کاهش می‌یابد و تیم پروژه بهترین خروجی را تولید می‌کند.
در یک کسب و کار، فرآیندهای مختلفی برای انجام کارها وجود دارد که باید ثبت و مستند شوند. اما متأسفانه این کار به صورت دستی و روی کاغذ انجام می‌شود و بسیاری از اطلاعات مربوط به این فرآیندها در ذهن افراد نگه داشته می‌شود. این روش ناسازگار است و سختی‌هایی برای اندازه‌گیری و بهبود فرآیندها دارد.
برای حل این مشکل، سیستم‌سازی کسب و کار و گردش کار آن می‌تواند کمک کننده باشد. در این روش، فرآیندها به صورت الکترونیکی و در قالب یکپارچه ثبت می‌شوند و امکان ردیابی و تحلیل آسان فرآیندها وجود دارد. به این ترتیب، کسب و کار می‌تواند بهبود و کارایی خود را افزایش دهد.
وقتی کسب و کاری نحوه عملکرد خود را به طور کامل طراحی نکند یا درباره عملکردهای تیمش تصمیم نگیرد، ارتباطات داخلی از بین می رود یا بین بخش‌ها ارتباطات کمتر و مشکلات زیاد می‌شود. برای حل این مشکلات، باید همکاران با هم صحبت کنند و تغییرات لازم را اعمال کنند. این باعث کاهش استرس کارکنان و جلوگیری از جدا شدن آنها از ماموریت کسب و کار می‌شود. سیستم سازی باید به گونه‌ای باشد که تغییرات و توسعه آینده کسب و کار را تضمین کند و کارکنان را برای مشارکت و انگیزش ترغیب کند. این مسئله بیشتر از افزایش حقوق موثر است.
مشتریان انتظار دارند که محصولات یا خدماتی که خریداری کرده‌اند، به زودی به دستشان برسد. اگر نحوه تحویل محصولات یا خدمات مشخص نباشد، مشکلاتی برای کسب و کار و مشتریان ایجاد می‌شود. قبل از سیستم‌سازی، بهتر است مدیریت مشتریان را بهبود بخشید و از رضایت آنها اطمینان حاصل کنید. در این صورت، هزینه‌های بالایی که ممکن است برای پشتیبانی و جذب مشتریان صرف شود، کاهش می‌یابد.
با تعریف و مدیریت انتظارات مشتری در طول چرخه عمر مشتری، می‌توان به روشی کارآمدتر به موفقیت مشتری دست یافت. از ابتدا تا انتهای فرایند خرید و خدمات، از ورود مشتری تا بررسی حساب‌ها و خروج مشتری، باید به مدیریت انتظارات آنها توجه شود. با استفاده از CRM و سیستماتیک کردن مدیریت ارتباط با مشتریان و ابزارهای مدیریت تحویل پروژه، می‌توان بهبود قابل توجهی در رضایت مشتریان و عملکرد کسب و کار داشت.
جریان پول یا نقدی، مهمترین بخش از هر کسب و کار است، چون بدون آن کسب و کار رشد نمی‌کند. برای اطمینان از خوب بودن جریان مالی، باید مطمئن شوید که:
۱. مشتریان در زمان مناسب پولشان را به شما پرداخت کرده‌اند.
۲.حساب‌های شما دقیق و قابل دسترس هستند.
۳. عملکرد کسب و کار با بودجه تعیین شده‌ی شما هماهنگ است
۴. اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری در دسترس شماست.
همه‌ی این کارها برای بهبود جریان پول کسب و کار شما مهم است و می‌توانند به صورت خودکار در اختیار شما قرار بگیرند، پس از آنکه فرآیند مالی شما سیستماتیک شود.
سیستم سازی کسب و کار شما دارای مزایای زیادی است. این کار به تیم شما کمک می کند تا راحت تر کار کنند و خطاهای احتمالی در کسب و کار کمتر شود. همچنین مدیریت کمپین های بازاریابی نیز بسیار آسان تر می شود و شما می توانید به لطف یک کمپین یکپارچه در تمام پلتفرم های رسانه اجتماعی، زمان و هزینه کمتری صرف کنید.
به عنوان صاحب کسب و کار یا مدیر، اگر به تیم خود اعتماد نکنید و کنترل زیادی داشته باشید، ممکن است اثرات منفی آن در عملکرد و انگیزه کارکنانتان تاثیر بگذارد.
سوالی که باید از خودتان و تیم رهبری‌تان بپرسید این است که آیا میتوانید کنترل را رها کنید؟ و اگر نه، چرا؟
به عنوان مثال یک مدیر عامل را در نظر بگیرید که از رشد و عملیات کسب و کار خود ناامید شده و مشکلات زیادی در تیمش می‌بیند. او احساس می‌کند که باید همه چیز را خودش انجام دهد و به کارمندانش اعتماد ندارد. اما با پردازش و رها کردن، او متوجه می‌شود که کارمندانش می‌توانند بهتر از خودش کار را انجام دهند و این به معنای استرس کمتر برای همه و کسب و کار موثرتر است.
اگر می‌خواهید کارهای مهم و تکراری را برای کسب و کارتان انجام دهید، بهتر است وظایف پیچیده و چندمرحله‌ای را انتخاب کنید. همچنین باید فرآیندهایی را انتخاب کنید که افراد و بخش‌های مختلفی را درگیر کنند تا با هم کار کنند. اما بهتر است از کوچک شروع کنید و به تدریج تعداد فرآیندها را افزایش دهید. همچنین، باید مناطقی که ناامیدی را به شما القا می‌کنند را شناسایی کرده و بهبود آنها را در پیش بگیرید. به عنوان مثال، میتوانید بهبود فرآیند استخدام جدیدتان یا بهبود خدماتی که به مشتریان ارائه می‌دهید را در نظر بگیرید.
هر فرآیند کاری، یک مجموعه از وظایف است که باید به ترتیب خاصی انجام شوند تا در نهایت هدف مورد نظر را داشته باشیم. هر فرآیند کاری، می‌تواند در طول زمان تغییر کند و بهبود پیدا کند. اما در مرحله اول، بهتر است فرآیندی را که قبلاً ایجاد شده است، دوباره ایجاد نکنیم و به تعداد تغییرات و تنظیمات نامحدود برای آینده تلاش کنیم. با انجام تغییرات و بهبودهای لازم در فرآیندهای کاری، بهبود کارایی و کیفیت خدمات را تجربه خواهیم کرد.
در حال طراحی فرآیندهای کاری هستید؟ خوب است بدانید هر فرآیند کاری، به مجموعه‌ای از وظایف تقسیم می‌شود که باید به ترتیب خاصی انجام شوند تا در نهایت هدف مورد نظر را داشته باشیم. در واقع یک راه ساده برای طراحی فرآیندها، ایجاد برگه‌ای برای هر فرآیند است و همه اعضای تیم خود را در آن مشارکت دهید. در این برگه، تمامی وظایف را بنویسید و اطلاعات لازم را در مورد محل و افرادی که در آن کار انجام می‌دهند، ثبت کنید. برای انجام این کار، نیازی به نمودارهای پیچیده نیست. فهرستی از ایده‌آل‌ها بهترین گزینه است، و درگیر کردن انجام دهندگان فرآیند، تضمین می‌کند که همه چیز دقیق بماند.
اگر با مشاوران خارجی در زمینه فرآیند کاری همکاری می‌کنید، بهتر است از طرح نمودارهای پیچیده خودداری کنید. زیرا اغلب این نمودارها برای شخص عادی قابل فهم نیستند و زمان زیادی را تلف می‌کنند. به جای آن، میتوانید از چیزهای ساده و کاربردی مانند یک چک لیست استفاده کنید. با ساده ترسیم کردن یک جدول از فعالیت‌ها، میتوانید به هر فعالیت یک مسئولیت و توضیحات دقیقی اختصاص دهید. همچنین، اگر نیاز به پشتیبانی وجود دارد، میتوانید لینک مورد نیاز را در جدول قرار دهید.
اگر شما در بخشی از کار خود به دنبال راهی هستید تا بتوانید بفهمید که آیا فردی که با آن کار می‌کند، فعالیت‌های لازم را انجام داده یا نه، یک وسیله‌ای که می‌تواند به شما کمک کند، یک نرم‌افزار یا صفحه‌گسترده است. با استفاده از این وسیله، شما میتوانید اسناد مرتبط با فعالیت‌ها را به هم مرتبط کنید و از این راه در به روز نگه داشتن اسناد کمک کنید. اگر کارتان در یک فضای مشارکتی قرار دارد، میتوانید مسئولیت‌های افراد را به راحتی ببینید و با همکاری و تشویق افراد به کار گروهی، پروژه را به پایان برسانید. در صورتی که به کنترل فرآیند نیاز دارید، نرم‌افزار می‌تواند به شما کمک کند.
هر زمان که شما یک فرآیند را اجرا می‌کنید، بازخورد به شما کمک می‌کند تا بهتر بفهمید که چطور میتوانید این فرآیند را بهبود دهید. برای این کار، به افراد اجازه دهید نظر خود را در مورد هر مرحله از فرآیند بیان کنند. این بازخورد به کارکنان انگیزه می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا تغییرات مثبتی در فرآیند اعمال کنید. کارکنان دوست دارند به روش ساده و آسانی کار کنند و با بازخورد، شما میتوانید نحوه عملکرد فرآیند را بهتر متوجه شوید و در رسیدن به هدف کمک کنید. با بحث و گفتگو در مورد اینکه چرا کار به این روش انجام می‌شود، نتیجه‌ای مثبت حاصل می‌شود که می‌تواند به درک و تغییر بهتر فرآیند کمک کند.
وقتی یک روش موثر را پیدا کردید، باید آن را گسترش دهید. به این معنی که سعی کنید از این روش در بخش‌ها و فرآیندهای بیشتری استفاده کنید و هرچه باعث بهبود بیشتر عملکرد می‌شود، آن را به کار ببرید. البته برای گسترش روش، باید فرآیندها و بخش‌های مختلف سازمان را بررسی کنید تا ببینید کجا میتوانید از این روش استفاده کنید. به تدریج، این روش را در جایی که منطقی‌تر به نظر می‌رسد، به کار گیرید. البته باید توجه داشت که گسترش روش ممکن است پیچیده باشد و بهتر است برای هر بخش، یک صفحه یا نوعی دفترچه داشته باشید تا بتوانید موارد مختلف را به خوبی پیگیری کنید.
در ابتدا میتوانید از صفحات گسترده برای نگهداری اطلاعات استفاده کنید، اما وقتی به مجوزها، گزارش‌ها، مسیرهای حسابرسی، فهرست کارها، بازخورد، اسناد غنی و ادغام نیاز دارید، صفحات گسترده کافی نیستند. به جای آن، نرم‌افزار می‌تواند به شما کمک کند تا همه چیز را به خوبی مدیریت کنید.
هم اکنون که یک سیستم مدیریت کسب و کار قوی دارید، باید تمرکز تیم و کارکنان شما روی اولویت های شناخته شده باشد. در جلسات باید به این مورد توجه شود که چطور تغییر فرآیندها به تحول مثبت و سریع کمک می‌کند و افراد را قوی تر می‌کند. تغییرات سریع در کسب و کار رخ می‌دهد، و خدمات همیشگی هستند، با هدایت مناسب عملیات کسب و کار، رشد و پیشرفت شروع به حرکت سریع تری می‌کند
سیستم سازی کسب و کار به این معناست که شما باید کسب و کار خود را در جهتی قرار دهید که موفق تر باشد. این کار به کارکنان شما فضای مناسبی برای کار کردن می دهد و به شما اجازه می دهد کمی استراحت کنید در حالی که فرآیندهای کسب و کار خود را نیز بهبود می بخشید.
برای مشاوره می توانید از طریق باکس ذیل با ما در ارتباط باشید.
منبع : beslick.com
با پر کردن پرسشنامه ذیل از وضعیت موجود در کسب و کارتان مطلع شوید.