6 روش موثر عملکرد کارکنان: بررسی عملکرد کارکنان برای همه کسب و کارها مهم است. اما برای داشتن نتیجه مفید، باید به نحوه برگزاری آن توجه شود. یک بررسی خوب کمک می‌کند تا فرصت‌های رشد و بهبود کارکنان شناسایی شود، اما نوشتن یک بررسی قوی، ساده نیست و برای شرکت‌های کوچک با منابع محدود ممکن است چالش برانگیز باشد. در هر صورت، حتی یک شرکت کوچک هم به یک فرد نیاز دارد تا تمام وقت در اختیار شرکت باشد و بررسی عملکرد کارکنان را برعهده بگیرد.
بررسی عملکرد کارکنان چیست؟
بررسی عملکرد کارکنان یا ارزیابی عملکرد، به معنی ارزیابی رسمی عملکرد یک فرد در دوره‌ای خاص است. در این بررسی، مدیران عملکرد شخص را بررسی و نقاط قوت و ضعفش را شناسایی کرده و بازخورد لازم را به او ارائه می‌دهند. همچنین، کارمندان فرصتی برای بحث و گفتگو با مدیر خود را دارند و می‌توانند خودارزیابی، خود را نیز به عنوان بخشی از این بررسی پر کنند.
گاهی این بررسی به صورت سالانه انجام می‌شود، اما شرکت‌های بسیاری به سمت بازخورد فصلی، ماهانه یا حتی هفتگی حرکت می‌کنند و برخی سازمان‌ها این فرآیند رسمی را حذف کرده و با بررسی‌های منظم و گاه به گاه جایگزین کرده‌اند.
این جلسات برای ارتقای عملکرد کارکنان و تیم مدیریت مفید است. با این بررسی، کارکنان به نقاط مثبت و منفی خودشان و شرایطی که در آن می‌توانند پیشرفت کنند، آگاه می‌شوند و می‌توانند بازخورد خودشان را به مدیران خود اعلام کنند. همچنین، مدیران می‌توانند با بررسی عملکرد تیم خود، انتظارات خود را از آنها بیان کنند و انگیزه و تعامل را افزایش دهند.
آنچه در بررسی عملکرد کارکنان باید لحاظ شود
برای ارزیابی عملکرد کارکنان، باید مهارت هایی مانند ارتباطات، همکاری و کار گروهی، حل مسئله، کیفیت و دقت کار، حضور، وقت شناسی و قابلیت اطمینان و توانایی دستیابی به اهداف ارزیابی شوند. سپس درباره‌ی نتایج ارزیابی باید با کارمندان به صورت شفاف و با مثال‌هایی در صورت لزوم، بحث شود. نحوه ارزیابی و درجه بندی می تواند متنوع باشد، اما باید عینی و قابل درک باشد. همچنین داشتن نسخه کتبی از ارزیابی برای ارجاع و حفظ جلسه مفید است.
چگونه نرم افزار مدیریت عملکرد می تواند کمک کند
برای کاهش بار مالی بر روی کسب و کارهای کوچک، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد استفاده کنید؛ این پلتفرم‌ها به کسب و کارهای کوچک و متوسط کمک می‌کنند تا بازخورد مؤثری به کارکنان ارائه دهند و همکاری بین کارکنان و مدیران را بهبود بخشند. با استفاده از سیستم مدیریت عملکرد، می‌توانید گزارشات فوری دریافت کرده و فرآیند بررسی را بهبود دهید. اما حتی با استفاده از این نرم‌افزارها، برای بهبود مشارکت و حفظ کارکنان باید نحوه ارائه بازخورد را بلد باشید.
1. بازخورد منظم و غیررسمی ارائه دهید.
بررسی عملکرد معمولاً یک یا دو بار در سال انجام می‌شود، اما بازخورد باید در طول سال به کارمندان داده شود تا در زمان بررسی هیچ غافلگیری وجود نداشته باشد. همچنین در مورد عملکرد کارمندان باید دائماً یادداشت برداری شود. اگر فقط به مسائل و مشکلات تمرکز کنید، فرصت ابراز قدردانی از کارکنان خلاق و نوآور را از دست می‌دهید. در نهایت، یک ایمیل یا تماس تلفنی غیرمنتظره به کارمندان می‌تواند نشان دهنده توجه شما به کاری که انجام می‌دهند وارزشی که شما برای سازمان قائل هستید باشد.
2. صادق باشید.
هیچ تیمی بدون خطا نیست و همیشه امکان پیشرفت وجود دارد. بهتر است به مسائلی که نیاز به حل دارند، با صداقت و شفافیت واکنش نشان دهیم. باید به کارکنان خود نشان دهیم که آنها می‌توانند به راحتی مشکلاتشان را با ما در میان بگذارند و ما در پاسخ به آنها از انعطاف و راه حل‌های سازنده استفاده خواهیم کرد. بی توجهی به مشکلات کارکنان می‌تواند منجر به افزایش ترس و عدم رضایت آنها و در نتیجه کاهش عملکرد تیم شود. بنابراین، برای رسیدن به یک فضای کاری سالم و پر انرژی، باید از شفافیت و صداقت در ارتباطات استفاده کرد و به مشکلاتی که وجود دارند، با جدیت و به صورت حرفه‌ای پاسخ داد.
3. این کار را چهره به چهره انجام دهید.
بررسی عملکرد کارمندان باید به صورت مستقیم و با اجازه‌ی آنها انجام شود. برای این منظور، بهتر است یک جلسه در فضای راحتی، مانند کافی‌شاپ برگزار کنید تا بتوانید به آرامی با کارمندان خود در مورد عملکرد آنها صحبت کنید. اگر از کارمندان شرکت دور هستید، می‌توانید از چت ویدئویی استفاده کنید تا همچنان با آنها در ارتباط باشید.
همچنین، برای اینکه بتوانید بهترین بازخورد را به کارمندان خود ارائه دهید، باید به آرامی و با توجه به حریم شخصی آنها این کار را انجام دهید. بهتر است به نکات اصلی بپردازید و به طور مستقیم و بدون پرداختن به جزئیات بیشتر صحبت کنید.
نکته مهمی که باید به آن توجه کنید، این است که هرگز نباید با کارمندان خود در مورد عملکرد آنها به صورت آنلاین و فقط با استفاده از تلفن یا ایمیل صحبت کنید. این کار می‌تواند نشان دهنده‌ی عدم توجه شما به موضوع باشد و به نظر بی‌احترامی برسد. بهترین راه برای ارائه بازخورد، چهره به چهره و با توجه به حریم شخصی آنها است.
4. از مثال های ملموس و مرتبط استفاده کنید.
در هنگام بحث در مورد زمینه‌های بهبود یا کارهایی که کارمند به خوبی انجام داده است، بهتر است به مثال‌های خاصی اشاره کنید تا به وضوح مشخص شود که کدام عملکرد به چه نحوی توانسته است بهبود پیدا کند. در این جا انجام یادداشت برداری، برای یادآوری بهتر نکات مطرح شده نیز مفید خواهد بود. به علاوه، اگر کارمندی در زمینه‌های عملکرد خاصی عقب‌افتاده است، با اشاره به یک یا دو مثال خاص، به وضوح نشان دهید که چه نقاط ضعفی وجود دارد و به نحوه برخورد متفاوت با آنها در آینده توجه کنید. به کارمند نشان دهید که شما به عملکرد او توجه می‌کنید و از او انتظارات خاصی دارید.
5. با یک نکته مثبت پایان دهید.
هیچ کارمندی نباید در تاریکی و نامطمئنی از آینده‌ی کاری خود باقی بماند. بررسی عملکرد یک فرصت خوب برای تعیین اهداف و در نظر گرفتن انتظاراتی است که کارمند به آنها عمل نکرده است. اما باید در هنگام بررسی،نگرش شما نسبت به کارکنان با احترام و درک متقابل باشد تا از آنها انتظار داشته باشید که در آینده بهتر عمل کنند. همچنین، تشویق و ابراز قدردانی به کارکنان باعث تقویت روحیه و افزایش اعتماد به نفس و انگیزه در آنها می‌شود.
6. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید.
برای ارزیابی بهتر عملکرد کارمندان، بهتر است از لغات پر معنا و عمل محور استفاده کنید. به عباراتی مانند “خوب” و “رضایت بخش” اکتفا نکنید. در کتاب “انتشارات نیل” جیمز ای. نیل، پنج کلمه و عبارت را معرفی کرده است که می تواند به شما در این مسئله کمک کند. استفاده از این عبارات موثر، باعث برجسته شدن مشارکت های کارمندان خواهد شد.
دستاورد:به جای گفتن “کارکنان ما خوب عمل می‌کنند“، می‌توانید بگویید “کارکنان ما به سطوح بهینه عملکرد در حوزه خود دست یافته‌اند“.
مهارت‌های ارتباطی: برای ارزیابی مهارت های ارتباطی یک کارمند، نمی‌توانید فقط از عباراتی مثل “خوب” استفاده کنید. به جای آن، می‌توانید به عباراتی مانند “کارمند ما به طور مؤثر توانسته است انتظارات خود را به دیگران منتقل کند” و یا “او با تسهیل بحث‌های گروهی، در برنامه‌های کاری برتری داشته است” استفاده کنید. این عبارات به شما کمک می‌کند تا به طور دقیق تر عملکرد کارمند را بررسی کنید و نتایج بهتری برای سازمانتان بدست آورید.
خلاقیت: قدردانی از جنبه خلاقانه کارکنان می‌تواند در ایجاد حالت شاد و باانگیزه‌ای برای آنها مؤثر باشد. در ارزیابی عملکرد، بهتر است از عبارات پرمعنا و عمل محور استفاده کرده و در بررسی میزان خلاقیت کارکنان، به عباراتی مثل “کارمند ما به دنبال جایگزین‌های خلاقانه برای مسائل پیش رو می‌گردد” و سپس با ارائه مثال‌ها و نتایج خاص، عملکرد آنها را ارزیابی کنید.
بهبود: کارمندان به دنبال شنیدن این هستند که آنها در حال پیشرفت و بهبود هستند و مورد توجه قرار گرفته‌اند. برای ارزیابی عملکرد کارمندان، از عبارات پرمعنا و عمل محوری استفاده کنید. از عباراتی مانند “کارمند ما به رشد و بهبود خود ادامه می‌دهد” و “او به طور مداوم برای بهبود برنامه‌ریزی و کیفیت کار خود تلاش می‌کند” استفاده کنید.
توانایی مدیریت: مهارت های رهبری و توانایی مدیریت دیگران برای موفقیت کارمندان بسیار حائز اهمیت است. به عنوان مثال، می‌توانید عباراتی مانند “کارمند ما در طول دوره‌های تغییر سازمانی حمایت قوی از همکاران خود ارائه می‌دهد” و یا “او توانایی مدیریت و رهبری گروه خود را با مهارتی بالا به اجرا می‌گذارد” را برای بررسی توانایی های رهبری و مدیریت کارمندان استفاده کنید.
بررسی عملکرد واقعی خوب و بد
خوب: مسئولیت به عنوان یک مربی
داستان یک کارآموز که به اشنیبرگر پیشنهاد شغل داده بود. اما اشنیبرگر پیشنهاد اورا قبول نکرد، زیرا او رتبه‌بندی‌های کارآموز را قابل قبول نمی دانست. اشنیبرگر این سؤال را از کارآموز پرسید که آیا دوست پسرش همیشه با سخت کوشی تلاش می کند و آیا این به معنای تلاش خودکار برای شروع است؟ کارآموز به این سؤال پاسخ نداد. اشنیبرگر بعداً به این نکته اشاره کرد که وظیفه او مانند یک مربی است کمک به کارآموز برای بهتر شدن و وارد شدن به بازی حرفه‌ای. اگر کارآموز کامل بود، اشنیبرگر نمی توانست به او کمک کند. این داستان نشان می دهد که در هر شغلی، باید به تلاش و بهبود خودمان فکر کنیم تا بتوانیم به بهترین شکل از آن استفاده کنیم.
بد: ارزیابی وقت ناهار
سرگئی برووکین، بنیانگذار و مدیر شرکت Collectiver است. او به یاد یک مدیری که ارزیابی‌های غیرمفید و غیررسمی را انجام می داد، می افتد. این مدیر هر ساله در حین ناهار و همزمان با کار روی ایمیل، این کار را انجام می داد. این یکی از دلایلی بود که سرگئی برووکین شرکت را ترک کرد. این داستان نشان می دهد که ارزیابی صحیح و مفید در هر مجموعه‌ای بسیار حائز اهمیت است و عدم ارزیابی مناسب می تواند باعث ترک شرکت و مشکلاتی برای کارکنان شود.
بد: مثبت کاذب
مایک کاکس، رئیس شرکت نوآوری‌های کاکس است. او به یاد یکی از همکارانش می افتد که برای اخراج یک کارمند به او مراجعه کرده بود. با بررسی ارزیابی عملکرد کارمند، کاکس نتوانست هیچ مدرکی دال بر عملکرد ضعیف یا اشتباه ببیند. بعداً به او گفتند که کارمند در حین انجام پروژه بسیار مهم و حرفه ای بوده، اما در زمان بررسی عملکرد ضعیفی داشته است. برای اینکه کارمند در طول دوره بحرانی پروژه بی تفاوتی نشان ندهد، یک بررسی مثبت غیردقیق به آنها داده شده است. مایک کاکس توصیه کرده است که در صورتی که ارزیابی منصفانه انجام نشده است، کارمند را اخراج نکنید. این داستان نشان می دهد که باید هر کارمندی به صورت منصفانه و با بررسی و ارزیابی دقیق ارزیابی شود تا عدالت در سازمان حاکم شود و اخراج نادرست کارمندان باعث تضرر و هزینه برای کسب و کار خواهد شد.
نمونه ها و الگوهای بررسی عملکرد
فرآیند بررسی عملکرد برای مدیران و کارمندان ممکن است دشوار باشد، به خصوص زمانی که چارچوب مشخصی برای هدایت گفتگو وجود ندارد. برای تضمین تعاملات موفق در سراسر سازمان، الگوی بررسی مناسب ضروری است.
در صورتی که برای نوشتن الگوی بررسی دچار مشکل هستید، می‌توانید از چهار الگوی زیر استفاده کنید:
Smartsheet: الگوی بررسی سالانه کارکنان
نیروی کار: بررسی عملکرد سه ماهه
GroSum: بررسی عملکرد فصلی
SHRM: بررسی عملکرد خود
جمع بندی :
در نتیجه با توجه به مطالب گفته شده می توانید از روش‌های بهبود عملکرد در مجموعه‌های خود استفاده کنید و به کارکنان خود فرصت دهید تا تحولات مثبتی را در عملکرد خود تجربه کنند.
